W wielu urzędach państwowych istnieje taka komórka jak kancelaria tajna. Przechowywane są w niej dokumenty niejawne. Obieg dokumentów niejawnych podlega specjalnym regułom. Najczęściej jest na nich zamieszczona adnotacja „do rak własnych”. Zadaniem kancelarii tajnych jest odpowiednie rejestrowanie, przechowywanie, obieg dokumentów niejawnych i ich wydawanie tylko i wyłącznie uprawnionym osobom. W wielu urzędach, na przykład jednostkach samorządu terytorialnego jest obowiązek utworzenia kancelarii tajnych, po to, aby obieg dokumentów ściśle tajnych odbywał się zgodnie z określonymi regułami. Regulacja tego zagadnienia znajduje się w ustawie o ochronie informacji niejawnych. Dokumenty ściśle tajne nie mogą dostać się w niepowołane ręce, Chodzi tutaj przecież o ochronę informacji niejawnych. Pisma z klauzulą poufności nie mogą być przekazywane z rąk do rąk, tak jak jest to w przypadku zwykłych dokumentów urzędowych. Niezastosowanie się do tych ustawowo określonych zasad zagrożone jest sankcjami.
